Vollmachtsdatenbank (VDB)

Für Nutzer

Sie haben sich bereits für die Nutzung der VDB legitimiert:

Anwendung VDB

Beim Start der Vollmachtsdatenbank (VDB) kann es in seltenen Fällen zu folgender Meldung kommen: Die Aktion konnte aufgrund eines unbekannten Fehlers nicht durchgeführt werden. Falls Sie die Meldung erhalten, dann bestätigen Sie diese und löschen danach den Browserverlauf indem Sie STRG und F5 drücken. Sie können danach wieder in der Vollmachtsdatenbank arbeiten.

Bitte beachten Sie, dass die Vollmachtsdatenbank bis auf Weiteres nicht mit dem Browser "Microsoft Edge" aufgerufen werden kann.

 


Sie interessieren sich für die VDB?

Hier finden Sie Infos rund um die Nutzung der Vollmachtsdatenbank:

Um Sie als Steuerberater in den Prozess zu integrieren, eröffnet Ihnen die StBK Hessen seit Januar 2014 die Möglichkeit, die Vollmachtsdatenbank (VDB) zu nutzen. Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung für die elektronische Erfassung und Übermittlung von Vollmachtsdaten zur Vertretung in Steuersachen. Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist freiwillig. Als technischer Dienstleister bietet die DATEV diesen Service an, eine Mitgliedschaft bei der DATEV ist für die Nutzung nicht erforderlich.

Grundlage ist ein amtliches Vollmachtsformular, welches die Finanzverwaltung herausgegeben hat. Mit dieser Vollmacht erteilt der Mandant die Einwilligung zum Abruf seiner bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten.

Ziel der Vollmachtsdatenbank ist, die Vollmachtsdaten der Mandanten der teilnehmenden Berufsträger elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln, um so die Berechtigung für den elektronischen Zugriff auf die dort hinterlegten Steuerdaten der Mandanten zu erlangen. Dabei handelt es sich um die Daten der sogenannten vorausgefüllten Steuererklärung sowie um die Steuerkontodaten (soweit hierzu bevollmächtigt wurde). Sie können die Daten mit Ihrer Bearbeitungssoftware abrufen, einsehen, überprüfen und in die Einkommensteuererklärung einfließen lassen. Außerdem können Sie im Rahmen der Vollmachtsdatenbank Vertretungsvollmachten anzeigen und Bekanntgabevollmachten übermitteln. Durch die Nutzung der Vollmachtsdatenbank können Sie als Steuerberater somit Ihren Mandanten kompetente und komfortable Dienstleistungen anbieten, insbesondere im Rahmen der Einkommensteuererklärung.

Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie auf der Website der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der DATEV eG.

  • Als bevollmächtigter Steuerberater legitimieren Sie sich für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten Ihrer Mandanten.
  • Sie kennen bereits während der Bearbeitung der Steuererklärung die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten. Sie können diese Daten prüfen und bei Abweichungen Ihren Mandanten informieren, um gegebenenfalls gemeinsam mit ihm eine Bereinigung dieser Daten bei der bereitstellenden Institution zu veranlassen.
  • Sie haben die Möglichkeit, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch Ihre Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) zu übernehmen. So vermeiden Sie Erfassungsfehler. Folgende Daten können abgerufen werden:
    - die vom Arbeitgeber bescheinigten Lohnsteuerdaten
    - Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
    - Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
    - Vorsorgeaufwendungen
    - Steuerkontodaten (falls die erteilte Vollmacht das Recht beinhaltet)
  • Sie können Vertretungsvollmachten anzeigen und Bekanntgabevollmachten übermitteln. Sofern Sie der Steuerberaterkammer stets Ihre aktuelle Praxisadresse mitteilen, ist durch den werktäglichen Abgleich der Vollmachtsdatenbank mit den Daten des Berufsregisters der Steuerberaterkammer gewährleistet, dass die Bescheide der Finanzverwaltung an die richtige Adresse übermittelt werden.

Hier beantwortet die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) häufig gestellte Fragen zur Vollmachtsdatenbank.

Die DATEV eG bietet eine Demo-Version zur Vollmachtsdatenbank an. Hier können Sie sich einen guten Eindruck über den Aufbau der Vollmachtsdatenbank verschaffen und anhand der dort eingestellten Mustervollmachten die Abläufe simulieren. Eine Registrierung in der Vollmachtsdatenbank ist hierfür nicht notwendig.

Link zum Info-Dokument

In dem Info-Dokument finden Sie den Link zur Demo-Version sowie die aktuellen Zugangsdaten und weitere interessante Informationen.


Sie möchten die VDB nutzen?

Damit Sie die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Daten abrufen können, müssen Sie vorher einige Vorbereitungen treffen. Folgende Schritte sind im Vorfeld zu beachten:

Lassen Sie sich von Ihren Mandanten die standardisierte Vollmacht erteilen. Die Finanzverwaltung hat dazu ein Vollmachtsformular herausgegeben. Dieses finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass das Formular grundsätzlich eine umfassende Bevollmächtigung vorsieht. Es bietet aber die Möglichkeit, die Bevollmächtigung einzuschränken. Um die Vorzüge der Vollmachtsdatenbank in der vorausgefüllten Steuererklärung zu nutzen, ist das Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums zu verwenden.

Füllen Sie das Vollmachtsformular aus und lassen Sie es sich von Ihrem Mandanten unterschreiben.

Das Vollmachtsformular ist zur Nutzung im Rahmen der elektronischen Kommunikation von der Finanzverwaltung in Abstimmung mit dem Berufsstand entwickelt worden. Die Verwendung des Vollmachtsformulars ist Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung. Sofern Steuerberater Vollmachtsdaten nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, ist die Verwendung des Formulars freigestellt, d. h. es können auch andere Formen gewählt werden. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank (VDB) ist die Verwendung des Vollmachtsformulars allerdings Voraussetzung, da hier eine elektronische Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung erfolgt. Das Formular ist vollständig in der VDB abgebildet und kann entsprechend ausgefüllt werden. Unabhängig von der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten bleibt es bei der auch bislang bestehenden Vollmachtsvermutung, d. h. bei Angehörigen der steuerberatenden Berufe, die für den Steuerpflichtigen handeln, wird eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet (AEAO zu § 80 Nr. 1). Eine Übermittlung der Vollmacht per Post ist nicht notwendig. Die Finanzverwaltung wird die Vollmachtsdaten, die sie über die VDB erhält, stichprobenartig kontrollieren und ggf. die Vorlage der unterschriebenen Papiervollmachten verlangen. Steuerberater sollten bei der Verwendung des Vollmachtsformulars dieses vom Mandanten unterschreiben lassen und die Papierform zu den Akten nehmen. Bei dem Formular ist zu beachten, dass es grundsätzlich von einer umfassenden Bevollmächtigung ausgeht und die Möglichkeit bietet, einzelne Bereiche davon auszunehmen.

Für die Registrierung benötigen Sie den Kammermitgliedsausweis der StBK Hessen mit Smartcard-Funktion und ein geeignetes SmartCard-Lesegerät. Voraussetzung für die Nutzung des Kammermitgliedsausweises als Smartcard ist die Eintragung im Verzeichnisdienst der DATEV, da diese bei jedem Abruf der Steuerdaten von der Finanzverwaltung zur Wahrung des Steuergeheimnisses geprüft wird. Hier können Sie den Kammermitgliedsausweis bestellen.

Als DATEV-Mitglied können Sie statt des Kammermitgliedsausweises auch die Berufsträgerkarte der DATEV nutzen. Teilen Sie uns in diesem Fall bitte die USER-ID Ihrer Karte mit diesem Formular mit.

Als Inhaber eines Kammermitgliedsausweises müssen Sie sich mittels eines Formulars bei der DATEV identifizieren lassen. Das Identifizierungsformular wird mit der jeweiligen Karte mitgeliefert. Der Vorgang ist erforderlich, da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Karte überprüft. Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten.

Hinweis: Auch jeder Mitarbeiter, dem Sie eine Untervollmacht erteilen möchten, muss sich als Inhaber eines Kammermitgliedsausweises, einer eigenen DATEV SmartCard classic oder eines DATEV mIDentity-Stick identifizieren.

Bei der Registrierung für die Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt sein, dass Sie als Anwender auch das erforderliche Berufsträgerattribut besitzen. Diese Voraussetzung erfüllen Sie, wenn Sie einen gültigen Kammermitgliedsausweis besitzen. Zum Start des Registrierungsprozesses benötigen Sie daher Ihren Kammermitgliedsausweis, ein entsprechendes Lesegerät und die Software Sicherheitspaket compact, die Sie auf www.datev.de/kammermitgliedsausweis bzw. www.datev.de/download kostenlos herunterladen können.

Sofern der Mandant Sie zur Erteilung von Untervollmachten bevollmächtigt (Kreuz in Zeile 14 des amtlichen Vollmachtsformulars muss gesetzt sein) können Sie Mitarbeitern die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen bzw. zum Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung bevollmächtigen. Hierbei ist dann zu unterscheiden:
Ist der Mitarbeiter ebenfalls Steuerberater, benötigt er entweder einen eigenen Kammermitgliedsausweis oder eine eigene DATEV SmartCard für Berufsträger. Der Kammermitgliedsausweis muss der DATEV eG bekannt gemacht und somit Ihrer VDB-Beraternummer (erhalten Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses von der DATEV) zugeordnet werden. Nähere Informationen und das entsprechende Formular finden Sie hier.
Ist der Mitarbeiter kein Steuerberater, benötigt er eine DATEV SmartCard classic. Sofern Sie kein DATEV-Mitglied sind, müssen Sie für den Mitarbeiter bei der DATEV eG einen mIDentity-Stick für Nichtmitglieder bestellen und Ihrer Beraternummer im Rahmen der Vollmachtsdatenbank zuordnen lassen. DATEV-Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter einen DATEV mIDentity-Stick nur direkt im Programm Vollmachtsdatenbank bestellen (über Kanzlei verwalten | Berechtigungen verwalten).

 

Sie können die von Ihren Mandanten eingeholten Papiervollmachten in die Vollmachtsdatenbank (nach abgeschlossener Registrierung) elektronisch einpflegen und an die Finanzverwaltung übermitteln. Erst dann erlaubt Ihnen die Finanzverwaltung als berechtigtem Steuerberater den Zugriff auf die Daten Ihrer Mandanten. Bitte beachten Sie, dass aufgrund gesetzlicher Übermittlungsfristen viele Daten erst ab dem 28. Februar des Folgejahres zur Verfügung stehen. Da die Finanzverwaltung jederzeit die Vorlage der Vollmacht verlangen kann, ist es wichtig, die Originalvollmachten Ihrer Mandanten in Papierform sorgfältig aufzubewahren.


Online-Registrierung für die VDB

Sobald Sie alle Vorbereitungen getroffen haben, können Sie sich hier für die VDB registrieren: