Um ein besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach zu aktivieren, müssen im Self-Service der Steuerberaterplattform, die jeweiligen Postfachzertifikate erzeugt werden. Dabei handelt es sich um elektronische Schlüssel für die jeweiligen Postfächer. Diese elektronischen Schlüssel sind notwendig, um die Postfächer anschließend in die Software einzubinden und das beSt nutzen zu können.

Die Zertifikate für das beSt sind aus Sicherheitsgründen nur für einen begrenzten Zeitraum gültig. Nach Ablauf dieser Frist muss das Zertifikat erneuert werden, um weiterhin kommunizieren zu können. Nach zwei Jahren seit der Einführung des Verfahrens steht nun für viele Nutzer der erste Zertifikatswechsel an. Für neu erstellte Zertifikate wurde kürzlich der Gültigkeitszeitraum und in Einklang mit der BSI TR-03116-4 auf drei Jahre erweitert, dies ist der gesetzlich vorgeschriebene maximale Zeitraum, der genutzt werden kann.

Der Zertifikatswechsel muss auf der Steuerberaterplattform durchgeführt werden. Um das beSt weiter in der Fachsoftware nutzen zu können, muss das neue Postfachzertifikat in dieser hinterlegt werden.

Wie erneuern Sie Ihr Zertifikat?

Das Gültigkeitsdatum kann nach einer Anmeldung an der Steuerberaterplattform (https://www.bstbk-steuerberaterplattform.de/self-service/) in der Postfachverwaltung eingesehen werden. Haben Sie eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet, werden Sie über den Ablauf des Zertifikats rechtzeitig informiert. Der Prozess zur Erneuerung des Postfachzertifikats entspricht dem der initialen Aktivierung Ihres Postfachs über die Steuerberaterplattform. Wichtig ist zudem, das neue Zertifikat in der verwendeten Fachsoftware bzw. dem COM Vibilia StB-Edition Client zu hinterlegen.

Den genauen Ablauf können Sie im folgende Hilfedokument und dem Klick-Tutorial entnehmen:

• https://steuerberaterplattform-bstbk.de/fileadmin/user_upload/Selbsthilfemedien/Steuerberaterplattform-zertifikatsablauf.pdf
   
• https://datev.readyplace.net/public/tutorial/66757c992dc8f8e85e59b762?op=start

Nutzen Sie nicht den COM Vibilia StB-Edition Client, wenden Sie sich für konkrete Fragen an den Support Ihres Fachsoftwareherstellers.

Was passiert, wenn das Zertifikat nicht erneuert wird?

Sollte das Zertifikat nicht rechtzeitig erneuert werden, können Sie Ihr Postfach nicht mehr nutzen.

Daher ist ein rechtzeitiger Austausch unbedingt vorzusehen.

Wir empfehlen die automatische E-Mail-Benachrichtigung in der genutzten Fachsoftware fürs beSt einzurichten, so verpassen Sie auch zukünftig keine weiteren Aktualisierungen etc. Falls bereits eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet wurde, muss diese nach dem Zertifikatswechsel erneuert werden.

Eine Identifizierung mittels Personalausweise ist lediglich für die natürlichen Personen erforderlich, die gemäß § 89a Nr. 1 und 2 StBerG Leitungspersonen der Berufsausübungsgesellschaft sind. Die Zuordnung der Personen zu der Berufsausübungsgesellschaft sowie deren Vertretungsberechtigung ergibt sich direkt aus deren Eintragung im Berufsregister. Die Berufsausübungsgesellschaft selbst muss nicht verifiziert werden, da dies bereits im Rahmen ihrer Anerkennung und/oder Eintragung ins Berufsregister bzw. Steuerberaterverzeichnis durch die zuständige Steuerberaterkammer erfolgt.

Mit der Einrichtung des Gesellschaftspostfachs kann die Erstregistrierung des Postfachs der Berufsausübungsgesellschaft durch eine Person durchgeführt werden, die als vertretungsberechtigt im Berufsregister eingetragen ist. Anders als bei der Einrichtung von personenbezogenen Postfächern, erfolgt kein Versand eines Registrierungsbriefes an die Berufsausübungsgesellschaft. Die regionalen Steuerberaterkammern informieren in der Regel die vertretungsberechtigte/n Person/en, dass das Postfach der Berufsausübungsgesellschaft (ca. 2 bis 3 Werktage nach Berufsregistereintragung) aktiviert werden kann.

Die vertretungsberechtigte Person aktiviert das Gesellschaftspostfach mit ihrem persönlichen Zugang auf der Steuerberaterplattform. Eine für die Gesellschaft vertretungsberechtigte Person, die sich zuvor bereits als natürliche Person registriert und mit eID identifiziert hat, meldet sich mit ihrer eID im Self-Service der Steuerberaterplattform an und erzeugt das PostfachSchlüsselpaar für das Postfach der Gesellschaft.

Der öffentliche Postfach-Schlüssel wird im SAFE-Verzeichnis der BStBK abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt ist das Postfach der Gesellschaft von außen adressierbar und damit empfangsbereit.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://steuerberaterplattform-bstbk.de und insbesondere in dem dort eingestellten FAQ in Punkt III.12.

Im Rahmen eines fest buchbaren Einzeltermins wird die Registrierung gemeinsam mit einem Servicemitarbeitenden des beSt-Supports durchgeführt. Der Termin umfasst die Registrierung und Aktivierung der besonderen elektronischen Steuerberaterpostfächer (beSt) und findet telefonisch statt. Nutzen Sie für die Registrierung die Unterstützung durch den Terminservice.

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Die Bundessteuerberaterkammer weist erneut darauf hin, dass die Registrierung auf der Steuerberaterplattform einschließlich der Aktivierung des persönlichen beSt eine berufsrechtliche Pflicht ist, die im Steuerberatungsgesetz geregelt ist. Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, ist dies dringend nachzuholen.

Bitte beachten Sie zusätzlich, dass nach der Aktivierung des beSt, das Identifizierungsmittel – also der Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion – nicht an andere Personen wie bspw. Kanzleimitarbeiter weitergegeben werden darf. Die Einreichung eines Schriftsatzes mit einfacher Signatur setzt den persönlichen Versand aus dem Postfach durch die den Schriftsatz verantwortende Person voraus. Das Vertrauen in die Echtheit der übersandten Dokumente stützt sich darauf, dass der sichere Übertragungsweg ausschließlich vom Inhaber des Postfachs selbst genutzt wird.

Der Bundesgerichtshof (vgl. Beschluss vom 20. Juni 2023, Az: 2 StR 39/23) hat in einer Entscheidung betreffend die beA-Nutzung durch Rechtsanwälte klargestellt, dass Rechtsanwälte ihre beA-Karte sowie ihre beA-Zugangsdaten nicht an Kanzleimitarbeitende weitergeben dürfen. Auch Steuerberater sollten daher in Bezug auf die Zugangsdaten zum beSt besondere Sorgfalt walten lassen.

Zur Registrierung auf der Steuerberaterplattform gelangen Sie über diesen Link.

Neben diese Fachsoftware-Schnittstelle existiert der Basis Client „COM Vibilia StB-Edition“ für alle Steuerberater, die ohne Fachsoftware arbeiten. Berufsträger, die die Offline-Version der „COM Vibilia StB-Edition“ nutzen, müssen diese bis Ende Oktober 2023 aktiv aktualisieren und neu installieren, ansonsten besteht das Risiko, dass beSt-Nachrichten weder gesendet noch empfangen werden können. Hintergrund ist die Aktualisierung der XJustiz-Version, welche jährlich seitens der Justiz wiederkehrend zum 31.10. vorgenommen wird. Für die Online-Version des Basis-Client erfolgt dieses Update automatisch.

Die „COM Vibilia StB-Edition“ können Sie hier.
Denken Sie daran: Die Registrierung auf der Steuerberaterplattform einschließlich der Aktivierung des persönlichen beSt ist im Steuerberatungsgesetz geregelt und ist eine berufsrechtliche Pflicht. Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, ist dies dringend nachzuholen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Erstmals wurden die Verwaltungsdienstleistungen der StBKn in einem einheitlichen Antragsportal gebündelt und setzen so den Leistungskatalog nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) vollständig um. Damit bieten die regionalen Kammern ihren Mitgliedern einen zentralen digitalen Einstiegspunkt für die Kommunikation an und das u. a. einfach über den Zugang der Steuerberaterplattform. Steuerberater*innen, die schon auf der Steuerberaterplattform registriert sind, können ganz im Sinne des Single-Sign-On, nun neben dem beSt auch das OZG-Antragsportal mit ihrer digitalen Steuerberateridentität nutzen. Dies ist ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung des Berufsstandes.

Das Antragsportal bietet zahlreiche Verwaltungsdienstleistungen auf digitaler Ebene an. Anträge, Befugnisse und Zulassungen können so künftig direkt über das Portal abgewickelt werden, ein deutlicher Zuwachs von mehr Effizienz und schnelleren Prozessen für alle Beteiligten. Zum Antragsportal geht es hier.

Und dies ist erst der Anfang, weitere Use-Cases für die Steuerberaterplattform sind in Planung.

Optimieren Sie Ihre digitalen Kanzleiprozesse und registrieren Sie sich! Die Registrierung auf der Steuerberaterplattform einschließlich der Aktivierung des persönlichen beSt ist im Steuerberatungsgesetz geregelt und eine berufsrechtliche Pflicht.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Die Registrierung auf der Steuerberaterplattform einschließlich der Aktivierung des persönlichen beSt ist eine berufsrechtliche Pflicht, die in § 86c Abs. 1 StBerG geregelt ist.

Der Versand der Registrierungsbriefe ist seit Ende des 1. Quartals 2023 abgeschlossen. Es gibt wenige Berufsträger/innen, bei denen der Brief nicht angekommen ist. Gehören Sie dazu? Dann ist schnelles Handeln erforderlich: Wenden Sie sich kurzfristig unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Mitgliedsnummer und der zuständigen regionalen Steuerberaterkammer an
service@bstbk-steuerberaterplattform.de und fordern Sie einen Registrierungsbrief an, damit Sie Ihrer berufsrechtlichen Pflicht nachkommen können.

Unter der URL https://steuerberaterplattform-bstbk.de stellt die Bundessteuerberaterkammer alle Informationen, Service- und Supportmaterialien sowie entsprechende Kontaktmöglichkeiten rund um die Steuerberaterplattform und dem beSt zur Verfügung. Berufsträger/innen erreichen hier auch den Self-Service des beSt und werden über den technischen Verfügbarkeitsstatus der Steuerberaterplattform informiert.