Vollmachtsdatenbank (VDB)

§ 122a Abs. 1 S. 2 AO wird in der am 01.01.2026 geltenden Fassung erstmalig auf Verwaltungsakte angewandt, die nach dem 31.12.2026 erlassen worden sind. Damit wird die Anwendung der Soll-Vorschrift zur elektronischen Bekanntgabe („Mittels Bereitstellung soll insbesondere bekannt gegeben …“) um ein Jahr verschoben. 

Die Kann-Vorschrift in § 122a Abs. 1 S. 1 AO („Verwaltungsakte können dem Beteiligten oder der von ihm bevollmächtigten Person bekannt gegeben werden, …“) tritt hingegen unverändert am 01.01.2026 in Kraft.  

Was bedeutet das nun? 
Mit der zum 01.01.2026 in Kraft tretenden Kann-Vorschrift zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten mittels Bereitstellung zum Datenabruf wird sichergestellt, dass die Finanzverwaltung weiterhin elektronisch bekannt geben kann, sofern die Voraussetzungen vorliegen und eine Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe erteilt worden ist. Ab dem 01.01.2026 ändert sich allerdings der Anknüpfungspunkt für die Bekanntgabe (§ 122a Abs. 4 S. 1 AO: bisher: „elektronische Benachrichtigung über die Bereitstellung“, neu: „Bereitstellung zum Abruf“). 

Durch das Verschieben der Anwendung der Soll-Vorschrift zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten mittels Bereitstellung nach § 122a Abs. 1 S. 2 AO um ein Jahr wird gleichfalls sichergestellt, dass die postalische Bekanntgabe in den übrigen Fällen (also fehlende Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe) auch im Jahr 2026 weiterhin bestehen bleibt. 

Fazit: Für 2026 bleibt – mit Ausnahme der Anknüpfung für die Bekanntgabe (§ 122a Abs. 4 S. 1 AO) - alles, wie es derzeit ist. Wer bereits in die elektronische Bekanntgabe eingewilligt hat, erhält die Bescheide weiterhin elektronisch. Wer noch nicht eingewilligt hat, bekommt auch in 2026 weiterhin die Bescheide postalisch zugesandt. 

Es besteht insoweit bis zum Jahreswechsel (2025 / 2026) kein akuter Handlungsdruck. Gleichwohl empfiehlt die Kammer vor dem Hintergrund der Prozessoptimierung und der Arbeitserleichterung - das Einverständnis des Mandanten vorausgesetzt -, eine elektronische Bescheidbekanntgabevollmacht zu übermitteln. Diese Möglichkeit steht auch in 2026 weiterhin zur Verfügung und die Finanzverwaltung wird dies berücksichtigten. 

Sofern vereinzelt die postalische Bekanntgabe auch über den 01.01.2027 hinaus gewünscht sein sollte, besteht die Möglichkeit, einen Antrag nach § 122a Abs. 2 AO n.F. zu stellen. Nach Auskunft der Finanzverwaltung werden hierzu derzeit im Austausch mit der BStBK mehrere technische Möglichkeiten zur Umsetzung der elektronischen Antragstellung geprüft. Sobald der Antrag auf postalische 
Bekanntgabe von Verwaltungsakten (§ 122a Abs. 2 AO n.F.) elektronisch gestellt werden kann, werden wir Sie hierüber informieren. Bis dahin bitten wir Sie, von (Papier-)Anträgen gegenüber den Finanzämtern abzusehen. 

Weitere Informationen durch die BStBK und ein BMF-Schreiben sind voraussichtlich auch geplant. 

Zur neuen Regelung des § 122 Abs. 7 Satz 2 AO n. F. zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten, die Ehegatten oder Lebenspartner mit gemeinsamer Anschrift betreffen, hatten wir bereits mit Meldung vom 20.11.2025 berichtet.

Da in Anbetracht des nahenden Jahresendes hierzu praktische Umsetzungsprobleme bestanden, hat der Gesetzgeber erfreulicherweise hierauf reagiert.

Durch Art. 8 des MinStAnpG wurde Art. 97 § 28 Abs. 2 EGAO durch eine neue Fassung ersetzt. Sie lautet wie folgt (Hervorhebung durch Verf.):

„(2) Die §§ 122a und 169 Absatz 1 Satz 3 Nummer 1 der Abgabenordnung in der am 1. Januar 2026 geltenden Fassung sind erstmals auf Verwaltungsakte anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2025 erlassen worden sind. Abweichend von Satz 1 ist § 122a Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung in der am 1. Januar 2026 geltenden Fassung erstmalig auf Verwaltungsakte anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2026 erlassen worden sind.“

Durch diese gesetzliche Änderung (zurzeit noch nicht vom Bundespräsidenten unterschrieben) besteht bis auf weiteres zunächst kein Handlungsdruck für die Steuerberaterpraxen. Der Übergangszeitraum zur Anwendung des § 122a Abs. 1 Satz 2 AO wurde um ein Jahr verschoben. Dies bedeutet: In allen Fällen, bei denen der Finanzverwaltung bisher keine oder nur eine postalische Bekanntgabevollmacht mitgeteilt wurde, wird es bei Bescheiden, die vor dem 31.12.2026 erlassen werden, dabei verbleiben, dass die Bescheide nur postalisch dem Steuerpflichtigen bzw. dem Steuerberater bekanntgegeben werden. Grundsätzlich empfiehlt die Kammer jedoch weiterhin, das Einverständnis des Mandanten vorausgesetzt, eine elektronische Bescheidbekanntgabevollmacht zu übermitteln.

Durch Art. 9 des MinStAnpG wurde ferner folgende Regelung des § 122 Abs. 7 Satz 2 AO eingefügt (noch nicht in Kraft getreten):

„Betreffen Verwaltungsakte Ehegatten oder Lebenspartner mit gemeinsamer Anschrift, so reicht es für die Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf nach § 122a an alle Beteiligten aus, wenn einem der Beteiligten eine Ausfertigung zum Datenabruf nach § 122a bereitgestellt wird und dieser Beteiligte nach § 122a Absatz 1 Satz 3 informiert wurde, sofern nicht einer der Beteiligten einen Antrag nach § 122a Absatz 2 gestellt hat.“

Derzeit laufen noch Abstimmungsgespräche zwischen Finanzverwaltung und dem Berufsstand zur Neuregelung des § 122a AO n.F.. Die StBK Hessen wird neue Informationen zur Regelung zeitnah an ihre Mitglieder auf der Website bzw. im Kammerrundschreiben oder Newsletter weitergeben. 

Das ist neu 

• Neue Oberfläche & Navigation: Schlankes Design, klare Strukturen und schnellere Wege zu den wichtigsten Funktionen. 
• Bessere Performance: Spürbar schnellere Ladezeiten und stabilere Prozesse – auch bei hoher Auslastung. 
• Komfortfunktionen: Optimierte Such- und Filtermöglichkeiten, verbesserte Übersicht über Vollmachten und Berechtigungen. 
• Barrierearme Nutzung: Verbesserte Lesbarkeit und Bedienbarkeit. 

Sicherheit & Verlässlichkeit 
Datenschutz und Datensicherheit haben für uns höchste Priorität. Mit der Modernisierung stärken wir die technischen Schutzmechanismen und schaffen die Grundlage für zukünftige Weiterentwicklungen – damit die VDB auch langfristig ein verlässlicher Baustein Ihrer digitalen Kanzleiprozesse bleibt. 

Moderate Preisanpassung je Vollmacht 
Um den dauerhaft hohen Qualitäts-, Sicherheits- und Service-Standard der VDB zu sichern, passen wir die Preise maßvoll an. Seit dem Start der VDB im Jahr 2014 wurde die Vergütung unverändert gelassen. Die nun vorgesehene Anpassung reagiert auf die deutlich gestiegenen Anforderungen an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung – ohne den Grundsatz eines fairen und wirtschaftlichen Preismodells aufzugeben. 

• Die Preisanpassung erfolgt je Vollmacht und bleibt moderat. 
• Transparenz ist uns wichtig: Die neuen Konditionen haben wir rechtzeitig vor dem Wirksamwerden an alle VDB-Nutzer übersandt 

Was bleibt 

• Bewährte Funktionen und hohe Servicequalität bleiben erhalten. 
• Bestehende Vollmachten und Einstellungen werden selbstverständlich übernommen. 

Unterstützung & Kontakt 
Bei Fragen zur neuen Oberfläche oder zur Preisanpassung unterstützt Sie unser Support-Team gerne. 

Kontakt: service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de 

Bei „DIVA II“ handelt es sich um eine weitere Ausbaustufe des bereits seit Frühjahr 2020 in ELSTER-Online integrierten digitalen Verwaltungsakts (DIVA), der es der Finanzverwaltung bislang ermöglicht hat, digitale Einkommensteuererstbescheide an Steuerpflichtige zu übermitteln. Die zweite Ausbaustufe erweitert die Einsatzmöglichkeiten des digitalen Verwaltungsaktes. So wird es u. a. möglich sein, jegliche Verwaltungsakte (z. B. auch Änderungs- und Schätzungsbescheide) sowie sonstige Mitteilungen vom Finanzamt in digitaler Form an die Steuerpflichtigen zu übermitteln. Neben den bislang ausschließlich erfassten Fällen der Einkommensteuer werden zukünftig zudem auch weitere Steuerarten wie etwa die Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer einer digitalen Bescheidübermittlung zugänglich sein.

Seit dem 15. März 2023 steht dem Berufsstand die neue Version der VDB zur Verfügung. Diese bietet die zusätzliche Möglichkeit, die elektronische Bescheidbekanntgabe in der VDB zu aktivieren.

Um elektronische Bescheide empfangen zu können, ist zu beachten, dass der Abruf der Bescheide durch die jeweilige Kanzleisoftware unterstützt werden muss. Voraussetzung hierfür ist die Nutzung einer entsprechend kompatiblen Fachsoftware, welche die aktuelle ERiC-Schnittstelle der Finanzverwaltung integriert.

Weiter ist zu beachten, dass täglich nur eine begrenzte Anzahl an Vollmachten verarbeitet werden können. Aus diesem Grund kann es an einzelnen Tagen dazu führen, dass einzelne Funktionen inaktiv sind. Diese stehen am Folgetag wieder zur Verfügung.

Zudem informieren wir Sie darüber, dass es in einzelnen Bundesländern ggf. noch zu Papierbescheiden kommen kann, obwohl die elektronische Bescheidbekanntgabe in der Vollmachtsdatenbank
aktiviert wurde.