Auf eine Eingabe der BStBK zum BMF-Schreiben vom 16.08.2018 hat die Finanzverwaltung eine Klarstellung getroffen, die der Praxis entgegenkommt. Hiernach stellt zwar die zeitweise Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel dar, der jedoch bei Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit besteht.

Prozesskette bis zum Steuerberater

Kassendaten sicher archivieren und automatisiert verarbeiten

Mit den verschärften Anforderungen, die die Finanzverwaltung mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ an die Kassensysteme stellt, entstehen neben Grundsatz- und Prozessfragen auch solche zur Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe nach dem Kassieren von Bargeld. Am einfachsten lässt sich diese umsetzen, wenn die Kasse über eine Plattform strukturierte Daten übermittelt, die in den vor- und nachgelagerten Prozessen zur Finanzbuchführung automatisiert verarbeitet werden können.

Mann kauft Brot - was sich auf der epischen Ebene mit drei Wörtern beschreiben lässt, erzeugt auf der Verwaltungsebene eine Fülle von Daten. Jeden Tag entstehen hunderte und tausende Datensätze im Kassensystem der Bäckerei, die das Brot verkauft. An die Daten sind zahlreiche Regelungen und Pflichten geknüpft, deren Beachtung und Erfüllung in manueller Weise aufwändig und fehleranfällig wäre.

Besser funktioniert dies mit einer automatisierten Prozesskette – quasi von der Wurst oder dem Brot über die Kassenarchivierung bis zum Jahresabschluss. Dabei ist klar, dass die Datenkaskade entlang den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) fließen muss. An ihrem Anfangspunkt lagern die einzeln aufgezeichneten Daten im Speicher der Kasse. Diese müssen revisionssicher für zehn Jahre archiviert werden. In der Theorie wäre das in einem ausreichend großen Speicher in der Kasse möglich. In der Praxis empfiehlt sich die Übermittlung der Daten in ein revisionssicheres Archiv, das neben dem Datenschutz auch die Datensicherheit und deren Auswertbarkeit absichern kann sowie eine weitere Automatisierung der Prozesse ermöglicht.

Administrative Prozesse effizient und rechtssicher gestalten

So ein GoBD-konformes und zukunftssicheres Archiv ist das DATEV Kassenarchiv online. Die Cloud-Lösung wurde anlässlich der Jahrespressekonferenz der Genossenschaft Anfang Juli von Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG, freigegeben. Dabei geht es nicht nur um die Kassendatenarchivierung: „DATEV Kassenarchiv online ist ein schönes Beispiel dafür, wie sich mit einer intelligenten und einfach gestalteten Portallösung für Unternehmen und Steuerberater administrative Prozesse effizient und rechtssicher gestalten lassen", erläuterte Dr. Mayr vor den anwesenden Journalisten.

Denn die reine Archivierungsfunktion ist nur die erste Ausbaustufe von Kassenarchiv online. Werden aus den Kassen bei den Mandanten strukturierte Daten an das DATEV-Rechenzentrum geliefert, können diese zukünftig automatisiert in weiterverarbeitende Systeme wie DATEV Kassenbuch online bzw. DATEV Unternehmen online und in die von vielen Kanzleien genutzten DATEV-Programme für die Finanzbuchführung übernommen werden.

Benötigt wird dafür die so genannte Taxonomie-Kassendaten, die einen Systeme übergreifenden Standard für die Strukturierung von Kassendaten schaffen soll. Dieser Standard wird zurzeit in einem Arbeitskreis des Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) erarbeitet, in dem Hersteller von Kassensystemen, IT-Dienstleister und Vertreter des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands sowie der Finanzverwaltung organisiert sind. Seit Anfang August läuft die Pilotierung dieser Datensatzbeschreibung, für Ende 2018 wird die Veröffentlichung erwartet.

Die Implementierung dieser Taxonomie dürfte die automatisierte und medienbruchfreie Gestaltung der kaufmännischen Prozesse in der Kanzlei und bei den Mandanten weiter voranbringen. Aber schon vorher gilt, dass die Betriebe mit Kassen ihren Archivierungspflichten unabhängig davon nachkommen müssen. Wie in den vorherigen Folgen dieser Textserie beschrieben, eignet sich das Thema Kasse für Steuerberater gut, um in die Prozessberatung einzusteigen. Ein für die Mandanten einfacher Prozess ist die Archivierung der Kassendaten über DATEV Kassenarchiv online.

„Alle Prozesse rund um die Kasse von A bis Z professionell regeln“

Nach der Registrierung im Portal www.datev.de/kassenarchiv mit E-Mail-Adresse und Passwort können dort die Kassendaten manuell mit wenigen Klicks hochgeladen werden. Die Kassenstruktur des jeweiligen Betriebes lässt sich in dem Archiv nachbilden. Wenn Kassenhersteller eine API-Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv online in ihre Kassensysteme eingebaut haben, ist es möglich, die regelmäßige Datenübermittlung auch automatisiert anzustoßen. Die Verantwortlichen bei DATEV sind wegen dieser Schnittstellen bereits mit zahlreichen Kassenherstellern im Gespräch. Casio hat in Kürze Systeme mit einer entsprechenden Programmierung im Angebot. Die weiteren Hersteller werden, sobald sie so weit sind, unter www.datev.de/marktplatz (Selektion: Ergänzende Lösung zu DATEV Kassenarchiv online) aufgelistet.

Neben den täglichen Kassendaten lassen sich in dem Archiv in dem nach ISO 27001 zertifizierten DATEV-Rechenzentrum auch andere archivierungspflichtige Unterlagen, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen, Programmierprotokolle, Rabattaktionen oder Speisekarten, in dem Kassenarchiv ausfallsicher und vertraulich ablegen. Im Fall einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung können die Daten über eine Exportfunktion wie vorgeschrieben unkompliziert dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.

Die Kanzlei deimel PartGmbB aus Lippstadt, die auf die Betreuung von Gastro-, Hotel- und Handwerksbetrieben sowie klein- und mittelständische Unternehmen spezialisiert ist, hat mit einigen Mandanten bereits in der Pilotphase mit DATEV Kassenarchiv gearbeitet. Steuerberater Philipp Deimel ist überzeugt und empfiehlt seinen Mandanten die neue Lösung: „Einfacher geht es kaum“, so Deimel, „sie ist wirklich intuitiv bedienbar“. Das Hochladen funktioniere so ähnlich wie man das auch von anderen Portalen kenne.

Angesichts der Tatsache, dass sich die Finanzverwaltung Unternehmen aus den bargeldintensiven Branchen zurzeit genauer anschaue, sei es wichtig, „alle Prozesse rund um die Kasse von A bis Z professionell zu regeln“, erläutert der Steuerberater. „Es bringt nichts, wenn ich ein tolles Kassenbuch und eine neue Registrierkasse habe, bei der Archivierung aber ein sicheres Vorgehen fehlt.“ Statt den Prüfer vom Finanzamt misstrauisch zu machen, sei es besser, gleich eine integre Lösung zu wählen.

Steht der Prozess der Kassenarchivierung, ist es deshalb wichtig auch zu überprüfen, ob der gesamte Prozess zur Kassen- und Kassenbuchführung tatsächlich GoBD-konform ist. Denn die Excel-Tabellen, die viele Händler oder Gastronomen nach wie vor führen, sind dies ohne zusätzliche organisatorische Maßnahmen nicht. Den Mandanten ist dies häufig nicht klar. Notwendig ist in jedem Fall eine Kassenbuchsoftware, die Festschreibekennzeichen vergibt, wie beispielsweise DATEV Kassenbuch online – es sei denn, der Mandant führt sein Kassenbuch tatsächlich noch ganz traditionell und gewissenhaft per Hand in einer Papierkladde.

Der Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung vorgreifen

Anspruchsvoller wird es dann, wenn Steuerberater und Mandant im Vorfeld einer Kassen-Nachschau bzw. Betriebsprüfung oder im Rahmen des Jahresabschlusses eine Analyse der Kassen- und sonstigen Daten durchführen – und zwar nach den Vorgehensweisen, wie sie auch von der Finanzverwaltung später eingesetzt werden könnten. Dabei geht es im Wesentlichen um die Plausibilität der gespeicherten (Kassen-)Daten. Die entsprechenden Tools zur digitalen Datenanalysen ebenso wie ein dazu passendes Weiterbildungsangebot hält die DATEV ebenfalls bereit.

Weitere Informationen zum Thema Kasse erhalten Sie über folgende Wege:
www.datev.de/kasse
www.datev.de/kassenarchiv
www.datev.de/datenpruefung

Autorin: Claudia Specht, DATEV eG, Pressestelle

So funktioniert das DATEV Kassenarchiv online. Quelle: DATEV eG

Aus der Praxis sind Fragen im Zusammenhang mit den neuen Freitextfeldern in Steuererklärungen an die Bundessteuerberaterkammer herangetragen worden. Entsprechende Felder finden sich nicht nur im Mantelbogen der Einkommensteuererklärung 2017 (Zeilen 98 und 175), sondern auch in den neuen Vordruckmustern für die Umsatzsteuervoranmeldung (USt 1 A, Zeile 75, Kz. 23) bzw. für die Anmeldung der Sondervorauszahlung (USt 1 H, Zeile 31, Kz. 23). In diesen Feldern kann der Steuerpflichtige etwa um eine nähere Prüfung bestimmter Rechtsfragen bitten oder erklären, dass er in der Steuererklärung von der Verwaltungsauffassung abweicht.

Das Einfügen eines Freitextfeldes in Steuerformulare war in der Diskussion um das Verfahrensrechtsmodernisierungsgesetz auch von der Bundessteuerberaterkammer gefordert worden. Damit wird im Rahmen der elektronischen Steuererklärung und dem in der Finanzverwaltung eingeführten Risikomanagementsystem sichergestellt, dass Steuerpflichtige und Steuerberater eine Möglichkeit haben, eine vollelektronische Bearbeitung abzuwenden und eine personelle Prüfung der Erklärung zu erreichen.

Ein erhöhtes Haftungsrisiko ergibt sich grundsätzlich nicht, da die Einfügung der Freitextfelder keine signifikante Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen darstellt. Auch bisher bestand immer die Möglichkeit, dass ein Steuerberater unbewusst in einzelnen Punkten von der Verwaltungsauffassung abwich und dies im Nachhinein bekannt wurde. An dieser Sachlage ändert sich durch das Einfügen der Kennziffer nichts.

Wird die Kennziffer bewusst nicht ausgefüllt, obwohl dies erforderlich gewesen wäre, könnte sich der Steuerpflichtige damit dem Vorwurf einer Steuerstraftat aussetzen. Dies galt allerdings auch in der Vergangenheit, wenn kein Begleitschreiben zur Erklärung verfasst wurde und es dadurch zu einer Steuerverkürzung kam. Bislang gab es lediglich keine Kennziffer in den Formularen.

Vor diesem Hintergrund erscheint es nicht sinnvoll, grundsätzlich immer einen Haken zu setzen und die Erklärung dadurch aussteuern zu lassen. Dies würde das Ziel einer vermehrt automationsgestützten Veranlagung durch die Verwaltung vollständig konterkarieren und zu einer Gegenreaktion führen.

Wie immer ist sorgfältig und gewissenhaft zu arbeiten und ein Haken in denjenigen Fällen zu setzen, in denen man sonst ein Begleitschreiben zur Erklärung abgegeben hätte. Dazu sollten dann auch die entsprechenden Erläuterungen abgegeben werden.

Gesetzliche Änderungen zum 1. August 2018

Am 1. August 2018 ist das „Gesetz zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter“ in Kraft getreten (BGBl. I 2017, 3562). Hintergrund der Novelle der Gewerbeordnung ist nach der Gesetzesbegründung (BT-Drs. 18/10190), dass die Zahl der Eigentumswohnungen derzeit bei rund 9 Mio. mit steigender Tendenz liegt und eine eigene Immobilie immer wichtiger für die Altersvorsorge und die individuelle Vermögensbildung wird. Privatpersonen investieren beim Kauf einer Wohnimmobilie häufig ihr gesamtes angespartes Kapital bzw. nehmen hohe Darlehen zur Immobilienfinanzierung auf.

Steuerberatern sind Maklertätigkeiten als gewerbliche Tätigkeiten berufsrechtlich von vornherein nicht gestattet. Sie können aber eine Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter ausüben. Für Steuerberater, die in diesem Bereich tätig sind oder tätig werden wollen, gelten nun folgende Regelungen:

Wohnimmobilienverwalter, die bisher einer erlaubnisfreien Tätigkeit nachgingen, müssen eine gesonderte Erlaubnis innehaben (§ 34c Abs. 1 S. 1 Nr. 4 GewO). Dies betrifft WEG-Verwalter und Mietwohnungsverwalter, die eine entsprechende Gewerbeerlaubnis beantragen müssen. Verwalter von Gewerbeobjekten werden von der Neuregelung nicht erfasst. Neben geordneten Vermögensverhältnissen und der gewerberechtlichen Zuverlässigkeit ist eine besondere Berufshaftpflichtversicherung notwendig. Von der Erforderlichkeit eines sog. Sachkundenachweises wurde im Laufe des Gesetzgebungsverfahrens abgesehen. Außerdem besteht eine Fortbildungspflicht (§ 34c Abs. 2a GewO) mit einem Umfang von 20 Stunden innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren.

Der für berufsrechtliche Fragestellungen zuständige Ausschuss der Bundessteuerberaterkammer hat sich in diesem Zusammenhang insbesondere mit der Frage befasst, ob trotz der neu eingeführten Erlaubnispflicht nach § 34c GewO die Tätigkeit eines Steuerberaters, der Wohnimmobilien mit Gewinnerzielungsabsicht für Dritte verwaltet, eine vereinbare Tätigkeit darstellt. Nach Ansicht des Ausschusses handelt es sich berufsrechtlich weiterhin um eine vereinbare und nicht um eine gewerbliche Tätigkeit, die keiner Genehmigung durch die Steuerberaterkammern bedarf, obwohl eine entsprechende Gewerbeerlaubnis vorliegen muss.

Betroffene Steuerberater müssen jedoch besondere Aufmerksamkeit im Hinblick auf ihre Berufshaftpflichtversicherung legen: Für die Erlaubniserteilung muss der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung erbracht werden, die den Anforderungen nach § 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO i. V. m § 15 MaBV (n. F.) entspricht. Die Berufshaftpflichtversicherung hat folgende Anforderungen zu erfüllen:

-    Mindestversicherungssumme von 500.000 € für jeden Versicherungsfall und
-    Jahreshöchstleistung von 1 Mio. € für alle Versicherungsfälle eines Jahres.

Dazu kann der Steuerberater entweder einen eigenständigen Versicherungsvertrag abschließen oder den Versicherungsschutz nach § 15 MaBV in die Pflichtversicherung nach § 67 StBerG inkludieren. Jedoch müssen auch für diese Gestaltung des Versicherungsvertrags die Anforderungen des § 15 MaBV (n. F.) erfüllt sein, d. h. die normierte Mindestversicherungssumme und die Jahreshöchstleistung müssen vollumfänglich für die Tätigkeit der Wohnimmobilienverwaltung zur Verfügung stehen. Betroffene Steuerberater sollten diesbezüglich Kontakt zu ihrem Versicherungsträger suchen und sicherstellen, dass diese Voraussetzungen erfüllt werden.

Seit dem 1. April 2018 kann der „Digitale Finanzbericht“ (DiFin) als bundesweiter Standard zur Übermittlung von Jahresabschlüssen an die am Verfahren teilnehmenden Finanzinstitute genutzt werden. Die Bundessteuerberaterkammer hat zusammen mit anderen Organisationen eine Haftungsklarstellungserklärung der am DiFin-Prozess teilnehmenden Finanzinstitute erreicht. Durch diese Haftungsklarstellungserklärung haben die Finanzinstitute rechtlich klargestellt, dass u. a. die Steuerberater ihnen gegenüber nicht für fahrlässig (einschließlich grob fahrlässig) verursachte Schäden haften, die ausschließlich aus der Besonderheit der elektronischen Abschlussübermittlung entstehen. Dadurch werden Steuerberater bei der elektronischen Übermittlung nicht schlechter gestellt, als hätten sie den Abschluss ihrem Mandanten zur (Papier-)Einreichung bei dem Finanzinstitut übergeben.

Die teilnehmenden Finanzinstitute sind unter Digitaler Finanzbericht zu finden. Diese Liste wird laufend aktualisiert. Sie enthält die Namen und Bankleitzahlen der teilnehmenden Banken und Sparkassen.

Das DiFin-Office stellt sicher, dass die jeweilige Bank/Sparkasse erst auf der Homepage des DiFin-Projektes erscheint, wenn dem DiFin-Office die unterzeichnete Haftungsklarstellungserklärung vorgelegt wurde. Der Prozess sieht vor, dass eine einmalige Abgabe der Haftungsklarstellungserklärung des Finanzinstituts gegenüber allen potenziell sendenden Steuerberatern ausreicht. Die Abgabe einer gesonderten Haftungsklarstellungserklärung des Finanzinstituts gegenüber jedem sendenden Steuerberater ist hingegen nicht vorgesehen.

Bitte beachten Sie auch den Hinweis auf die Bundesbank-Informationsveranstaltung zum DiFin und zur Bonitätsanalyse am 12.09.2018 in Frankfurt.

Mitte September 2018 startet bereits zum dritten Mal die nächste Erhebung von STAX (kurz für: Statistisches Berichtssystem für Steuerberater). Die Bundessteuerberaterkammer hat mit Unterstützung aller 21 Steuerberaterkammern in diesem Jahr erstmalig das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) mit Sitz in Bonn mit der Durchführung der Befragung beauftragt. Anders als in den Jahren 2012 und 2015 wird die diesjährige STAX-Runde als reine Online-Befragung durchgeführt. Dazu erhalten die von den Steuerberaterkammern ausgewählten Befragungsteilnehmer Informationen von ihrer Steuerberaterkammer.

Wie auch in den Vorjahren werden neben allgemeinen statistischen Angaben auch wieder verschiedene Fragen zu Umsatzgrößen, Kosten- und Fortbildungsverhalten gestellt. Neu werden in diesem Jahr die beiden im Rahmen der Zukunftsinitiative Steuerberatung 2020 ausgemachten Mega-Trends „Digitalisierung“ und „Fachkräftemangel“ in den Mittelpunkt der Befragung gerückt. Alle ausgewählten Teilnehmer werden gebeten, sich an STAX 2018 zu beteiligen, um das Datenmaterial aus den STAX-Erhebungen der Vorjahre fortzuschreiben. Die STAX Daten-werden benötigt, um gegenüber der Öffentlichkeit, Politik und Verwaltung im Sinne des Berufsstands zu argumentieren.

Die Ergebnisse werden im Jahr 2019 vorliegen und dann auch in ausgewählter Form veröffentlicht.

Wegen Umzug und Modernisierung der Telefonanlage kommt es im Finanzamt Bensheim und in der Außenstelle in Fürth an folgenden Terminen zu Einschränkungen:

• Die Außenstelle Fürth ist vom 4. bis 10. September 2018 gar nicht bzw. nur eingeschränkt erreichbar. Ab dem 11. September 2018 erreichen Sie die Sachbearbeiter in Fürth unter der Telefonnummer 06251-150 und unter der Faxnummer 06251-888.
• Vom 7. bis einschließlich 10. September 2018 wird die Telefonanlage im Finanzamt Bensheim ebenfalls auf "Hessen-Voice" umgestellt. Deshalb ist in diesem Zeitraum die telefonische Erreichbarkeit gar nicht bzw. nur eingeschränkt gewährleistet. Das betrifft auch die Kommunikation per Fax.
   

Am 25.09.2018 spricht Herr WP/StB Dr. Alexander Bohn, Ebner Stolz Partnerschaft mbB, über das Thema Bilanzierung von Mitunternehmerschaften. Weiter Infos dazu finden Sie hier.

Am 7. Dezember 2018 findet in Kooperation mit der Steuerberaterkammer Hessen der 6. Frankfurter Internationale Steuerfachtag in der Deutschen Nationalbibliothek statt.

Der Frankfurter Steuerfachtag 2019 im Kap Europa ist für den 29. Januar 2019 geplant, gefolgt von dem nunmehr zum elften Mal stattfindenden Frankfurter Nachfolgetag am 30. April 2019.

Hinzu kommt eine neue Veranstaltung, der Frankfurter Verkehr- und Verbrauchsteuertag am 21. Mai 2019, mit Themen zu Umsatzsteuer, Grunderwerbsteuer, Energiesteuer und Zollrecht.

Unsere laufenden Vortragsveranstaltungen mit Referenten zu aktuellen Themen, finden jeweils um 19 Uhr im Titusforum Nordwestzentrum statt. Eine Übersicht aller Veranstaltung finden Sie hier.

Seit Anfang April 2018 können Unternehmen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Jahresabschlüsse in einem digitalen Verfahren an Banken und Sparkassen übermitteln. Mit dem neuen Digitalen Finanzbericht können die Empfänger die erhaltenen Bilanzdaten direkt in ihren IT-Analysesystemen weiterverarbeiten. So verfügen die Kreditinstitute über eine solidere und aktuellere Datenbasis für die Kreditvergabe an die Realwirtschaft.

In den Vorträgen werden unter anderem die Eigenschaften und Vorteile des digitalen Finanzberichts erläutert. Wie funktioniert die elektronische Datenübertragung und wie sicher ist sie? Was müssen die Beteiligten beim Übergang auf das neue Verfahren beachten? Warum hat die Bundesbank ein eigenes Interesse am Digitalen Finanzbericht?

Zur Refinanzierung bei der Bundesbank können Banken ihre Kreditforderungen an Wirtschaftsunternehmen als Sicherheiten nutzen. Hierfür muss das betreffende Unternehmen notenbankfähig sein. Mit ihrem Bonitätsanalyseverfahren prüft die Deutsche Bundesbank, ob ein Unternehmen diese Anforderung erfüllt. Das Verfahren steht grundsätzlich allen Unternehmen offen. Hierbei werden kompakte Auswertungsunterlagen zu den errechneten Kennzahlen mit den jeweiligen Branchenvergleichswerten und eine Cashflow-Analyse in einem Mehrjahresvergleich zur Verfügung gestellt. Die Bonitätsanalyse erfolgt im Rahmen der geldpolitischen Aufgaben der Deutschen Bundesbank und ist daher kostenfrei.

Beide Themenkomplexe werden von der Präsidentin der Bundesbank-Hauptverwaltung, Diana Rutzka-Hascher, sowie weiteren Expertinnen der Bundesbank umfassend behandelt. Der Diskussion wird breiter Raum eingeräumt.

Informationsveranstaltung am 12.09.2018 von 11:00 bis 12:30 Uhr, einschließlich Imbiss

Deutsche Bundesbank
Kuppelsaal der Hauptverwaltung in Hessen
Taunusanlage 5
60329 Frankfurt am Main

Anmeldungen unter stab-der-praesidentin.hv-h@bundesbank.de oder pressestelle.hv-h@bundesbank.de
Telefon: 069 2388-1062