Tax Compliance – was Unternehmer/innen beachten sollten

Sind Sie compliant? Und können Sie das auch nachweisen? Es ist immer mehr von (Tax) Compliance die Rede, ohne dass immer klar ist, was sich hinter diesem Begriff genau verbirgt. Einen griffigen deutschen Ausdruck sucht man vergebens. „Tax Compliance ist eigentlich nichts bahnbrechend Neues, dahinter steckt nur ein neuer Blickwinkel auf Altvertrautes. Unternehmer/innen haben immer schon Maßnahmen in den Betrieben ergriffen, um ihren steuerlichen Pflichten nachzukommen. Dies soll nun aber systematisiert und dokumentiert werden“, so Hartmut Ruppricht, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen.

Was ist Tax Compliance?
Jede/r Steuerbürger/in ist verpflichtet, dem Finanzamt im Besteuerungsverfahren alle steuererheblichen Tatsachen zutreffend mitzuteilen. Steuererklärungen müssen fristgerecht erstellt und eingereicht und Steuern pünktlich entrichtet werden. Gerade bei Unternehmern/Unternehmerinnen kommen noch zahlreiche weitere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hinzu, damit die in der Steuererklärung gemachten Angaben überprüft bzw. nachgewiesen werden können. Personen, die diese Pflichten sorgfältig und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erfüllen, verhalten sich compliant. Compliance heißt letztlich nicht mehr als Regelerfüllung, im Bereich des Steuerwesens spricht man dann von Tax Compliance.

Warum ist Tax Compliance wichtig?
Seit einigen Jahren stellt die Finanzverwaltung strengere formale Anforderungen an eine ordnungsmäßige Betriebs- und Geschäftsführung. Es ist nicht mehr möglich, im Rahmen einer Betriebsprüfung jeden einzelnen Beleg zu prüfen. Stattdessen werden bestimmte Themen verstärkt geprüft und in anderen Bereichen nur Stichproben gemacht. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Dokumentation der betrieblichen Maßnahmen an Bedeutung, um im Prüfungsfall Nachschätzungen möglichst zu vermeiden. Wenn Fehler dazu geführt haben, dass zu wenig Steuern gezahlt wurden, steht außerdem schnell der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum. In anderen Ländern geht die Finanzverwaltung vermehrt dazu über, im Rahmen von Risikomanagementsystemen eine Eingruppierung der Steuerpflichtigen hinsichtlich ihrer Verlässlichkeit bei der Einhaltung steuerlicher Pflichten vorzunehmen. Wer als compliant eingestuft ist, kann ggf. mit Erleichterungen im Steuerverfahren rechnen.

Wie richtet man ein Tax Compliance Management System ein?
Die Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems ist ein geeignetes Mittel, um das Bemühen von Betriebsinhabern/ Betriebsinhaberinnen um Einhaltung ihrer steuerlichen Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung zu dokumentieren. Es gibt dafür kein allgemeinverbindliches Muster, da die Betriebe sehr unterschiedlich und vielfältig sind. Damit ein solches System seine Wirkung entfalten und gelebt werden kann, muss es auf den konkreten Betrieb maßgeschneidert werden. In kleineren Unternehmen sind in sich geschlossene und dokumentierte Compliance Systeme bisher selten anzutreffen. In der Regel gibt es eine Vielzahl einzelner Maßnahmen, die aber nicht dokumentiert sind. Der erste wichtige Schritt besteht daher darin, den Ist-Zustand zu überprüfen und darzustellen. Dazu schaut man sich die Prozesse bei allen betrieblichen Tätigkeiten an, die steuerliche Auswirkungen haben, wie z. B. die steuerliche Kassenführung, Materialbestellungen, Lohnbuchführung oder die Rechnungserstellung für verkaufte Ware oder erbrachte Leistungen. Darauf aufbauend kann dann überlegt werden, ob die Abläufe verbessert werden können, ob es ausreichende Kontrollmaßnahmen gibt und welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

Unterstützung durch Steuerberater/innen
Viele kleine und mittlere Unternehmen lassen ihre steuerlich relevanten Aufgaben ganz oder zum Teil von Steuerberatern/Steuerberaterinnen erledigen. Ein/e Steuerberater/in kann in einem ersten Schritt zusammen mit dem/der Unternehmer/in die wichtigsten steuerlichen Risiken für das Unternehmen identifizieren und bewerten sowie ggf. die zuständigen Mitarbeiter/innen für diese Risiken sensibilisieren. Dann wird geprüft, ob in den Fällen mit hohem Risiko ausreichend Vorsorgemaßnahmen und Kontrollen vorgesehen sind. Auch bei der Systematisierung und Dokumentation von Tax Compliance Maßnahmen können Steuerberater/innen unterstützen. Zu solchen Maßnahmen gehört z. B. auch ein Vier-Augenprinzip. Danach prüft ein/e Mitarbeiter/in zunächst die Eingangsrechnungen auf formale und inhaltliche Richtigkeit, ein/e andere/r erteilt anschließend die Freigabe für die Bezahlung. Wichtig ist, dass festgelegt und deutlich gemacht wird, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind und wer welche Aufgaben zu erfüllen hat.

Fazit
Die Einführung eines Tax Compliance Management Systems bietet die Chance für eine tiefgreifende Analyse und Optimierung der steuerlichen Organisation eines Unternehmens. Inhaber/innen können dadurch nachweisen, dass sie sich um die Vermeidung von Fehlern bemühen und dass kein Organisationsverschulden vorliegt. Damit können sie auch straf- und bußgeldrechtliche Risiken deutlich vermindern. Zudem sind Banken bei vorhandenen Kontrollsystemen eher bereit, Kredite zu gewähren.

Um Fallstricke bei der Tax Compliance zu umgehen, empfiehlt es sich für kleine und mittlere Unternehmen, eine/n Steuerberater/in hinzuzuziehen. Orientierung bei der Suche nach solchen Experten/Expertinnen gibt der Steuerberater-Suchdienst.