Betriebsprüfung – So zahlt sich gute Vorbereitung aus

Viele Unternehmer/innen werden nervös, wenn ihnen eine Prüfungsanordnung zugeht. Die Sorgen vor Mehraufwand durch viele Nachfragen vor möglichen Hinzuschätzungen und auch Steuernachzahlungen als Ergebnis einer Betriebsprüfung sind groß. „Eine gute Prüfungsvorbereitung kann hier zur Entspannung beitragen. Wer sich mit Ablauf, Spielregeln und Tücken einer Prüfung auskennt, kann unangenehme Überraschungen vermeiden“, so Hartmut Ruppricht, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen.

Was ist eine Betriebsprüfung?
Mit einer Betriebsprüfung will der Fiskus die steuerlichen Verhältnisse von Unternehmen ermitteln, prüfen und beurteilen, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Sie kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder bestimmte Sachverhalte beziehen. Im Unterschied zu den Überraschungsbesuchen der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassennachschau muss eine Betriebsprüfung vom Fiskus schriftlich angekündigt werden. Damit sind Umfang, Dauer und Zeitraum der Prüfung bekannt und Steuerpflichtige können sich gemeinsam mit ihren Steuerberatern/Steuerberaterinnen entsprechend vorbereiten.

Wer wird geprüft?       
Das Finanzamt kann unabhängig von Rechtsform und Größe jederzeit eine Betriebsprüfung in Unternehmen durchführen. Prüfungen können demnach z. B. bei einer Aktiengesellschaft, GmbH oder GbR erfolgen, aber auch bei Freiberufler/innen, Kleinunternehmen oder Betrieben der Land- und Forstwirtschaft. Wie oft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung vorbeischaut, hängt neben anlassbezogenen Prüfungen insbesondere von der Größe des Unternehmens ab, d. h. wie viel Umsatz und Gewinn im Jahr erwirtschaftet wurde. Das Spektrum reicht vom Kleinstbetrieb, der statistisch nur sehr selten geprüft wird, bis zu anschlussgeprüften Großbetrieben, die laufend der Prüfung unterliegen. Auch Privatpersonen können geprüft werden, sofern sie in einem Jahr mindestens 500.000 Euro positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhalten.

Wie ist der Ablauf der Betriebsprüfung?
Die Betriebsprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung, in der das Finanzamt schriftlich mitteilt, wer wann und was geprüft wird. In der Regel rufen Prüfer/innen zuvor bereits an, um einen Termin abzustimmen. Dieser findet dann zumeist während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit in den Geschäftsräumen der Steuerpflichtigen statt. Die Steuerpflichtigen unterliegen dabei bestimmten Mitwirkungspflichten. Sie müssen Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen, Erläuterungen geben, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen. Die Finanzbehörden haben dabei in der Regel direkten Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme der Steuerpflichtigen bzw. die Steuerpflichtigen müssen dem Finanzamt alle relevanten Unterlagen digital zur Verfügung stellen. Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung regelmäßig mit einer Schlussbesprechung und den Prüfungsfeststellungen, die in einem Prüfungsbericht erfolgen.

Welche Vorbereitungsmaßnahmen sind sinnvoll?
Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung sollte bereits vor einer konkreten Prüfung beginnen. Eine sorgfältige Buchhaltung, ordnungsgemäßes Verbuchen der Belege und deren GoBD-konforme Archivierung ist dabei unerlässlich. Der Ablauf einer Prüfung sollte gemeinsam mit Steuerberatern/Steuerberaterinnen besprochen werden und im Zuge einer Schwachstellenanalyse kritische Punkte, wie z. B. ungewöhnliche Entnahmen- oder Einlagetatbestände aufgedeckt und entschärft werden. Vorab ist zu überlegen, ob eine Verfahrensdokumentation oder die Implementierung eines Tax Compliance Management Systems sinnvoll ist. Während der Prüfung können Steuerberater/innen etwa bei der Entwicklung der richtigen Strategie beraten und Lösungsoptionen für streitige Fälle aufzeigen.

Fazit
Gute Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist das A und O. Steuerberater/innen können dabei durch ihre Erfahrung sowohl im Vorfeld als auch während einer Prüfung unterstützen und einen professionellen und sicheren Ablauf gewährleisten. Orientierungshilfe bei der Suche gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Hessen.