Berufsrecht: Allgemeine Themen

Allein aus der Umbenennung des TMG und des TTDSG kann sich ein redaktioneller Änderungsbedarf beim Betrieb einer Internetseite ergeben.

Die Impressumspflicht des Betreibers einer Webseite ergab sich bisher aus § 5 TMG und ist nunmehr inhaltsgleich in § 5 DDG geregelt. Befindet sich im Impressum des Steuerberaters, Steuerbevollmächtigten oder der steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaft ein Verweis auf diese gesetzliche Vorschrift, sollte eine zeitnahe Aktualisierung erfolgen. Alternativ kann der Verweis auf die Rechtsgrundlage auch vollständig entfernt werden, da sich aus dem Gesetz keine Pflicht zu deren Angabe ergibt.

Verweisen Steuerberater, Steuerbevollmächtigte oder steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften in ihren Datenschutzhinweisen auf das TTDSG, sollte auch diesbezüglich eine zeitnahe Aktualisierung unter Angabe des TDDDG erfolgen. Im gleichen Zuge sollte auch die Aktualität der Verweise auf konkrete Paragrafen überprüft werden.

Eine zeitnahe Aktualisierung ist zu empfehlen, da es hierauf spezialisierte Rechtsanwaltskanzleien gibt, die regelmäßig unrichtige Angaben auf Internetseiten abmahnen.

Darüber hinaus wurden die Bußgeldtatbestände den EU-Vorgaben angepasst. Die nunmehr sehr detaillierten Bußgeldvorschriften sind in § 33 DDG geregelt. Dabei wird zukünftig zwischen natürlichen Personen einerseits und juristischen Personen und Personenvereinigungen andererseits bei der Bußgeldbemessung unterschieden.

Mit dem Gesetz soll das Ziel verfolgt werden, dass die Hersteller von Einwegverpackungen wie z. B. „To-Go Becher“ mit einer Sonderabgabe für die Finanzierung der Müllbeseitigung durch die öffentlichen Müllentsorger aufkommen. Erstmals im Frühjahr 2025 sollen die Hersteller
auf der Basis der im Kalenderjahr 2024 in Verkehr gebrachten Produktmenge diese Abgabe leisten. Ab Herbst 2025 erhalten dann die Kommunen Geld aus dem Einwegkunststofffonds für ihre in 2024 erbrachten abfallwirtschaftlichen Leistungen.

Den Gesetzestext haben wir Ihnen als Anlage beigefügt. § 11 lautet wie folgt:

• § 11 Jährliche Meldung der Hersteller
  (1) Hersteller haben jährlich bis zum 15. Mai dem Umweltbundesamt die von ihnen im vorangegangenen Kalenderjahr erstmals auf dem Markt bereitgestellten oder verkauften Einwegkunststoffprodukte nach Anlage 1 gemäß den Sätzen 2 und 3, aufgeschlüsselt nach jeweiliger Art und Masse, in Kilogramm, zu melden. Die Meldung bedarf der Prüfung und Bestätigung durch einen registrierten Sachverständigen im Sinne von § 3 Absatz 15 des Verpackungsgesetzes oder einen nach § 27 Absatz 2 des Verpackungsgesetzes registrierten Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder vereidigten Buchprüfer. Die Bestätigung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73) zu versehen und vom Hersteller dem Umweltbundesamt zusammen mit der Meldung und dem Prüfbericht elektronisch zu übermitteln. Im Fall einer Bevollmächtigung nach § 10 Absatz 1 übermittelt das Umweltbundesamt die vom Hersteller getätigten Angaben unverzüglich dem Bevollmächtigten.
  (2) Das Umweltbundesamt stellt für die Meldung nach Absatz 1 Satz 1, die Bestätigung und die Übermeldung und des Prüfberichts nach Absatz 1 Satz 3 sowie die sonstige Kommunikation mit den Herstellern einheitliche elektronische Formulare zur Verfügung und regelt das nähere Verfahren. Das Umweltbundesamt veröffentlicht jährlich auf seiner Internetseite bis zum 31. Dezember Daten über die im Vorjahr insgesamt erstmals auf dem Markt bereitgestellten oder verkauften Einwegkunststoffprodukte nach Anlage 1, aufgeschlüsselt nach jeweiliger Art und Masse.

Da trotz dieser neuen Tätigkeit für Steuerberater weder die BStBK im Rahmen der Verbändeanhörung noch das BMF im Rahmen der Ressortabstimmung von Seiten des zuständigen Bundesministeriums für Umwelt und Verbraucherschutz (BMUV) beteiligt worden sind, hat die BStBK die fehlende Beteiligung im vergangenen Jahr gegenüber dem BMUV gerügt. Um bei der Umsetzung des Gesetzes die berufspolitischen Besonderheiten der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen von Prüftätigkeiten zu berücksichtigen, haben BStBK und WPK mit dem für die Meldung zuständigen Bundesumweltamt (UBA) bereits im Februar 2023 ein erstes Gespräch geführt. Das UBA hat sich vor dem Inkrafttreten noch nicht zu konkreten Details äußern wollen. Vereinbart wurde aber die Fortsetzung des begonnenen Dialogs.

Nach § 12 HinSchG sind alle Beschäftigungsgeber und damit auch Steuerberatungskanzleien mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte zur Meldung von Verstößen im Sinne des § 2 HinschG wenden können (interne Meldestellen). Die interne Meldestelle kann eine in der Kanzlei beschäftigte Person oder eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit sein. Alternativ kann auch ein externer Dritter (z. B. ein Rechtsanwalt) mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden. Mehrere Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können auch eine gemeinsame interne Meldestelle einrichten (§ 14 HinSchG).

Die kanzleiinternen Meldestellen müssen interne Meldekanäle einrichten, die Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Die internen Meldestellen sollen grundsätzlich auch anonyme Meldungen bearbeiten. Im Gegensatz zu dem am 16. Dezember 2022 ursprünglich vom Deutschen Bundestag beschlossenen Hinweisgeberschutzgesetz, dem der Bundesrat nicht zugestimmt hatte, besteht allerdings gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 HinschG keine gesetzliche Verpflichtung, Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen (z. B. durch den Einsatz elektronischer Meldesysteme, die die Anonymität der Kommunikation gewährleisten). In Betracht kommt daher auch eine Meldung mittels Brief oder einfacher E-Mail, ohne dass die Möglichkeit zur anonymen Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der internen Meldestelle (z. B. bei Rückfragen) gegeben sein muss. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die interne Meldestelle hat dabei grundsätzlich die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person und der Personen, auf die sich die Meldung bezieht oder die in dieser genannt sind, zu wahren.

Es besteht für die Beschäftigten grundsätzlich ein Wahlrecht, ob sie sich an die kanzleiinterne Meldestelle oder eine externe Meldestelle (Bundesamt für Justiz oder – soweit vorhanden – von den Ländern eingerichtete Meldestelle) wenden. Der Hinweisgeber soll jedoch in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und er keine Repressalien befürchtet, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Steuerberaterkanzleien, die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind (erst ab 50 Beschäftigten), sollen dementsprechend Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Das Gesetz macht allerdings keine Vorgabe, wie solche Anreize aussehen sollen. Es ist nur vorgesehen, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitstellt.

Die Verletzung der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 20.000,00 € geahndet werden kann (§ 40 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 6 HinschG). Nach der Übergangsvorschrift des § 42 Abs. 2 HinschG kann eine Geldbuße aber erst ab dem 1. November 2023 verhängt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt bereits einen Monat nach der Verkündigung im Bundesgesetzblatt in Kraft. Für Steuerberaterkanzleien mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten gilt davon abweichend nach § 42 Abs. 1 HinschG die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle jedoch erst ab dem 17. Dezember 2023.

Aufgrund vermehrter Nachfragen bei der Bundessteuerberaterkammer hinsichtlich der Verwendung einer elektronischen Signatur und um dem Berufsstand (berufsrechtliche) Rechtssicherheit zu geben sowie eine Vereinfachung zu schaffen, hat die Bundekammerversammlung am 28./29. März 2022 eine Ergänzung in Tz. 59 der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zu den Grundsätzen für die Erstellung von Jahresabschlüssen (Kapitel II.3.1.1 im Berufsrechtlichen Handbuch) hinsichtlich der Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur beschlossen.

Demnach kann die geforderte Unterschrift bei einem ausschließlich in digitaler Form ausgefertigten Jahresabschluss nebst Bescheinigung (und ggf. Erstellungsbericht) durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfolgen. Der Mandant ist in diesen Fällen gesondert darauf hinzuweisen, dass er seinen handels- und steuerrechtlichen Pflichten zur Aufbewahrung und ggf. zur Unterzeichnung nach der aktuellen Rechtslage nur durch Ausdruck des durch den Steuerberater ausschließlich in digitaler Form ausgefertigten Jahresabschlusses und durch dessen Unterzeichnung nachkommen kann.

Für den Fall, dass dem Mandanten die bildhafte Wiedergabe eines originär in Papierform vorliegenden Jahresabschlusses nebst Bescheinigung (und ggf. Erstellungsbericht) zusätzlich zur Verfügung gestellt wird, sollte diese bildhafte Wiedergabe durch den Steuerberater mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen werden, um eine solche elektronische Fassung vor Manipulationen zu schützen. Überdies empfiehlt es sich in diesem Fall, in der bildhaften Wiedergabe zur Verdeutlichung (z. B. als Fußzeile) durchgängig den Hinweis aufzunehmen, dass es sich hierbei um eine elektronische Kopie handelt. Die Formulierung könnte wie folgt lauten:

„Elektronische Kopie – ausschließlich die Bescheinigung in Papierform ist maßgeblich“ bzw.
„Elektronische Kopie – ausschließlich der Erstellungsbericht in Papierform ist maßgeblich“.

Zudem wurde Fußnote 21 dahingehend ergänzt, dass bei Verwendung digitaler Datenformate keinerlei Bedenken bestehen, den Rundstempel in Form einer Bilddatei zu verwenden.

Die geänderte Fassung steht ab sofort im Berufsrechtlichen Handbuch zur Verfügung.

„Artikel 5n

(1) Es ist verboten, unmittelbar oder mittelbar Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung einschließlich Abschlussprüfung, Buchführung und Steuerberatung sowie Unternehmens- und Public-Relations-Beratung zu erbringen für

• a) die Regierung Russlands oder
• b) in Russland niedergelassene juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen.

(2) Absatz 1 gilt nicht für die Erbringung von Dienstleistungen, die unbedingt erforderlich sind, um vor dem 5. Juli 2022 geschlossene Verträge, die mit diesem Artikel nicht vereinbar sind, oder für deren Erfüllung erforderliche akzessorische Verträge bis zum 4. Juni 2022 zu beenden.

(3) Absatz 1 gilt nicht für die Erbringung von Dienstleistungen, die für die Wahrnehmung des Rechts auf Verteidigung in Gerichtsverfahren und des Rechts auf einen wirksamen Rechts-behelf unbedingt erforderlich sind.

(4) Absatz 1 gilt nicht für die Erbringung von Dienstleistungen, die zur ausschließlichen Nutzung durch in Russland niedergelassene juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen bestimmt sind, welche sich im Eigentum oder unter der alleinigen oder gemeinsamen Kontrolle einer nach dem Recht eines Mitgliedstaats gegründeten oder eingetragenen juristi-schen Person, Organisation oder Einrichtung befinden.

(5) Abweichend von Absatz 1 können die zuständigen Behörden die dort genannten Dienstleistungen unter ihnen angemessenen erscheinenden Bedingungen genehmigen, nachdem sie festgestellt haben, dass diese erforderlich sind für

• a) humanitäre Zwecke wie die Durchführung oder die Erleichterung von Hilfsleistungen einschließlich der Versorgung mit medizinischen Hilfsgütern und Nahrungsmitteln oder den Transport humanitärer Helfer und damit verbundener Hilfe oder für Evakuierungen oder
• b) zivilgesellschaftliche Aktivitäten zur direkten Förderung der Demokratie, der Menschenrechte oder der Rechtsstaatlichkeit in Russland.“

Durch Absatz 4 ist insbesondere klargestellt, dass das Verbot nicht für in Russland ansässige Tochtergesellschaften gilt, deren Muttergesellschaft in der Europäischen Union gegründet oder in das Handelsregister eingetragen wurde.

In Erwägungsgrund 26 der Verordnung werden Wirtschaftsprüfung, Buchführung und Steuerberatung wie folgt definiert:

„…umfassen Wirtschaftsprüfung, Buchführung und Steuerberatung die Führung von Geschäftsbüchern für Unternehmen und andere Wirtschaftsteilnehmer, Dienstleistungen der Prüfung von Geschäftsbüchern und Jahresabschlüssen, die Steuerplanung und -beratung für Unternehmen sowie die Zusammenstellung von Steuerunterlagen.“

Von besonderem Interesse sind die Ausführungen des BSG zu dem Verhältnis des berufsrechtlichen steuerberatungsrechtlichen Weisungsrechts und dem Begriff der „Weisungen“ im Sinne von § 7 Abs. 1 Satz 2 SGB IV. Gemäß Satz 2 sind Anhaltspunkte für eine Beschäftigung eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Nach Auffassung  des BSG zählt auch die berufsrechtliche Weisungsbefugnis zu den Weisungen im Sinne des Satzes 2. Diese berufsrechtliche Weisungsbefugnis ist im Rahmen der Gesamtabwägung im Einzelfall zu  berücksichtigen, denn hierbei sind solche Umstände zu berücksichtigen, die einer Tätigkeit nach immanent, durch gesetzliche Vorschriften vorgegeben oder in der Natur der Sache liegen.

Das BSG führt weiter aus, dass der Kläger auch in die Arbeitsorganisation eingebunden war. So war der Kläger durch den Freien Mitarbeitervertrag lediglich im Wege einer Unterbeauftragung tätig. In die Abrechnungsstruktur der Kanzlei war der Kläger laut BSG durch die prozentuale Beteiligung an den in Rechnung gestellten Gebühren für Steuerberater eingebunden. Der Kläger konnte nicht konkret aufwandsbezogen gegenüber der Klägerin, z. B. nach Stunden, abrechnen. Das BSG trägt auch der modernen Arbeitswelt in diesem Urteil Rechnung. So spricht die Freiheit bei Ort und Zeit der Tätigkeit nicht zwingend für Selbstständigkeit. Auch die übrigen Ausführungen des BSG lassen in der Praxis – wenn überhaupt – nur einen äußerst geringen Spielraum für die Einordnung von Buchführungshelfern als Freie Mitarbeiter zu.

Aus dem vorinstanzlichen Urteil des Hessischen Landessozialgerichts (Az: L 8 KR 227/15 vom 20. September 2018, besprochen in der DStRE 2020, S. 762 ff.) lassen sich weitere Hinweise zu der konkreten Ausgestaltung dieser ursprünglich als Freien Mitarbeiter geplanten Tätigkeit entnehmen.

Sollten Kanzleien in der Zukunft mit Buchführungshelfern Freie-Mitarbeiter-Verträge schließen wollen, sollte aufgrund des Haftungsrisikos für die Sozialversicherungsbeiträge für die Kanzlei stets vor Aufnahme der Tätigkeit ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle beantragt werden. Auch bestehende Vertragsverhältnisse sollten noch einmal überprüft werden.

Im E-Mail-Verkehr ist als Standardverschlüsselung grundsätzlich die sog. Transportverschlüsselung (SSL/TLS-Verschlüsselung) vorgesehen. Sofern der Absender oder der Empfänger E-Mails mit Programmen wie Outlook oder die vom Handy-Hersteller vorinstallierten E-Mail-Anwendungen nutzt, sollte überprüft werden, dass stets SSL/TLS aktiviert ist. Sobald die Transportverschlüsselung auf beiden Seiten eingestellt ist, kann die E-Mail-Kommunikation von Beginn an ohne weitere Abstimmung verschlüsselt erfolgen. Die Transportverschlüsselung ist grundsätzlich eine Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung, die man sich wie einen Briefumschlag vorstellen kann. Der Inhalt wird bei der Übermittlung zwischen dem Absender und seinem E-Mail-Anbieter sowie zwischen zwei E-Mail-Anbietern untereinander und zwischen E-Mail-Anbieter und Empfänger verschlüsselt bzw. durch einen Briefumschlag geschützt. Allerdings wird die E-Mail beim E-Mail-Anbieter entschlüsselt, z. B. zur Prüfung (Spam, Viren, De-Mail-Metadaten) oder zur Kategorisierung. Dies ist insoweit unproblematisch, da für E-Mail-Anbieter in Deutschland das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG gilt. Zusammenfassend bedeutet es, dass die Mails auf dem Internetweg geschützt sind – lediglich auf den Client-Rechnern und den E-Mail-Servern liegen sie unverschlüsselt vor.

Im Unterschied zur Transportverschlüsselung werden bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht die einzelnen Wege im Versandkanal verschlüsselt, sondern jede E-Mail wird vom Anfang bis zum Ende verschlüsselt. Nur Absender und Empfänger können den Inhalt der E-Mail lesen, wenn sie den notwendigen Schlüssel haben. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung basiert auf einem der beiden technischen Standards S/MIME oder PGP bzw. GPG. Die beiden Standards sind untereinander nicht kompatibel. Dies bedeutet, beide Kommunikationspartner müssen den gleichen Standard nutzen.

Bei einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung haben es potentielle Angreifer sehr schwer, die E-Mails unterwegs abzufangen und zu manipulieren. Dennoch sind auch hier bereits Sicherheitslücken bekannt geworden (vgl. Pressemittelung der FH Münster vom 15. Mai 2018). Da der Anwender bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung selbst aktiv werden muss, um die Technologie nutzen zu können, hat sich diese Technologie noch nicht flächendeckend durchgesetzt und wird von Mandanten teilweise abgelehnt.

Steuerberater unterliegen der berufsrechtlichen auch strafbewehrten Pflicht zur Verschwiegenheit. Unklar war bisher, welches Sicherheitsniveau bzw. welche Art der E-Mail-Verschlüsselung berufsrechtlich zulässig ist. Im Oktober 2018 hat die BStBK die Hinweise für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften zusammen mit dem DStV e.V. aktualisiert. Hierin wird im Hinblick auf die berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten von Seiten der BStBK grundsätzlich eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit dem Mandanten empfohlen.

Transportverschlüsselung ist ausreichend
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist nicht erforderlich. Ausreichend ist nach den Hinweisen der BStBK die sog. „Transportverschlüsselung“. Diese Auffassung wird u. a. auch von Schöttle in BRAK Mitteilungen 3/2018 vertreten. Hierzu muss der Steuerberater sicherstellen, dass die E-Mail auf dem Transportweg verschlüsselt ist und sich die Server der E-Mail-Provider des Steuerberaters und des Mandanten in Deutschland befinden. Dies sollte sorgfältig mit dem Mandanten besprochen werden. Bei einem KMU-Mandat könnte beispielsweise darauf geachtet werden, dass von Seiten des Mandanten ein deutscher E-Mail-Provider für die Kommunikation mit dem Steuerberater genutzt wird. Viele deutsche E-Mail-Provider haben sich der Initiative E-Mail MADE IN GERMANY angeschlossen und bieten die Transportverschlüsselung und die Datenspeicherung in Deutschland nach den deutschen Datenschutzstandards standardmäßig an. Weitere Informationen findet man hierzu unter: www.e-mail-made-in-germany.de.

Auch De-Mail nutzt grundsätzlich eine Transportverschlüsselung und ist per Gesetz als „sicher“ eingestuft (vgl. § 130a Abs. 4 ZPO). Grundlegender Unterschied zwischen einer einfachen transportverschlüsselten E-Mail und einer De-Mail ist die Tatsache, dass bei De-Mail der Absender und der Empfänger vorher verifiziert und somit eindeutig zugeordnet werden können. Auch in § 87a AO ist geregelt, dass bei der Übermittlung von Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, ein geeignetes Verfahren zur Verschlüsselung zu verwenden ist. Die kurzzeitige automatisierte Entschlüsselung, die beim Versenden einer De-Mail-Nachricht durch den akkreditierten Dienstanbieter zum Zweck der Überprüfung auf Schadsoftware und zur Weiterleitung an den Adressaten der De-Mail-Nachricht erfolgt (Transportverschlüsselung), verstößt nicht gegen dieses Verschlüsselungsgebot. Somit steht der Versendung von E-Mails, die mit einer Transportverschlüsselung versehen sind, das Berufs- und Steuergeheimnis nicht entgegen.

Um das Sicherheitsniveau zu erhöhen, können E-Mail-Anhänge zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden oder E-Mails mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übermittelt werden. Dies sollte individuell beurteilt werden. Dabei ist der Schutzbedarf der übermittelten Daten zu berücksichtigen.

Einwilligung des Mandanten in einen unverschlüsselten E-Mail-Verkehr ist berufsrechtlich zulässig
Grundsätzlich ist eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit dem Mandanten vorzuziehen. Wenn der Mandant dies jedoch ausdrücklich wünscht, ist auch eine unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation berufsrechtlich zulässig. Der Mandant sollte dann auf die Gefahren einer unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation hingewiesen werden. Wenn es sich um sensible Daten bzw. Dokumente handelt (z. B. Jahresabschluss, Steuererklärung, betriebswirtschaftliche Auswertungen) ist es erforderlich, dass sich der Steuerberater beim Mandanten bezüglich dieser Daten bzw. Dokumente die konkrete Einwilligung zum unverschlüsselten Versand einholt.

Es ist zu empfehlen, dass bei Abschluss des Mandatsvertrages die Wege und Regeln der elektronischen Kommunikation mit dem Mandanten vereinbart werden. Bei Daten Dritter (z. B. Unterlagen zur Lohnbuchhaltung, Daten des Ehepartners) kann der Verzicht auf die E-Mail-Verschlüsselung grundsätzlich nur vom Dritten selbst eingeholt werden. Daher sollte in der Vereinbarung erläutert werden, dass die Zustimmung des Mandanten nicht für Daten Dritter gilt. Eine Mustervereinbarung ist diesem Dokument beigefügt.

Hinweise zum Datenschutz
Unter den Datenschutzaufsichtsbehörden besteht derzeit keine einheitliche und klare Auffassung darüber, welches Sicherheitsniveau bzw. welche Art der E-Mail-Verschlüsselung datenschutzrechtlich
zulässig ist. Der Hamburgische Landesdatenschutzbeaufauftragte führt zu dieser Frage aus, dass aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu bevorzugen sei. Dabei ist jedoch auch eine Abwägung zwischen Schutzbedarf auf der einen und der Aufwand auf der anderen Seite zu treffen. Am Ende kommt dieser zur Erkenntnis, dass aber auch auf die Nutzung von De-Mail, welche den Einsatz von Transportverschlüsselung garantiert, zurückgegriffen werden kann.

Zu der Frage, ob datenschutzrechtlich ein Verzicht auf die Verschlüsselung möglich ist, wird überwiegend die Auffassung vertreten, dass ein Verzicht auf Standards der Datensicherheit möglich ist, da ein Betroffener freiwillig bestimmen kann, wie weit er den Schutz des informationellen Selbstbestimmungsrecht zieht (vgl. VG Berlin 24. Mai 2011, Az. 1 K 133/10, Potthoff, NWB 2018, S. 287 vgl. 2b) datenschutzrechtliche Beurteilung).

Das Finanzamt muss nach § 87a Abs. 1 Satz 3 AO grundsätzlich eine Verschlüsselung verwenden, wenn es Daten auf elektronischem Wege versendet, die dem Steuergeheimnis nach § 30 AO unterliegen. Eine Verschlüsselung seitens des Finanzamts ist nicht erforderlich, soweit nur allgemeine Auskünfte erteilt oder z. B. Formulare versendet werden. Vom Steuerpflichtigen an das Finanzamt zu übermittelnde Daten werden von der Vorschrift jedoch nicht erfasst. Derzeit hat sich die Finanzverwaltung in den einzelnen Bundesländern zum Umgang mit E-Mails unterschiedlich aufgestellt.

Verschlüsselte E-Mails werden grundsätzlich nicht zugelassen. Insgesamt hat sich die Finanzverwaltung bislang gegen eine E-Mail Kommunikation mit dem Steuerpflichtigen oder dem Steuerberater entschieden und hat einen eigenen Weg für die Kommunikation mit dem Steuerpflichtigen und dem Steuerberater entwickelt. Mit ELSTER, welches auch über den Eric-Client an die Steuerberatersoftware angebunden ist, soll eine sichere und bei allen Finanzämtern einheitliche Kommunikationsmöglichkeit geschaffen werden. Folgende Standard-Kommunikationsszenarien vom Steuerpflichtigen/Steuerberater zum Finanzamt sind bereits heute in ELSTER vorgesehen:

• Einspruch gegen einen Steuerbescheid,
• Antrag auf Fristverlängerung für die Abgabe der Steuererklärung,
• Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen,
• eine Mitteilung an das Finanzamt („Sonstige Nachricht“),
• steuerliche Anmeldung.

Weitere strukturierte Nachrichten wie z. B. der digitale Verwaltungsakt über ELSTER sollen folgen. Auch die digitale Übersendung von Anhängen und Belegen soll in den nächsten Jahren möglich sein. Die Finanzverwaltung strebt die umfassende digitale Kommunikation zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigen/Steuerberater über ELSTER an.

Ausblick
Der Entwicklungsstand der Technik und die tatsächliche Verfahrensweise im Umgang mit E-Mails sollten weiter beobachtet werden. Daraus können sich in Zukunft neue oder andere Anforderungen an die datenschutzgerechte und berufsrechtlich zulässige Nutzung von E-Mails ergeben.
 

Im Praxisalltag kommt es regelmäßig vor, dass Mandanten kurze Anfragen an Steuerberater richten, die nicht vom bisherigen Auftragsverhältnis umfasst waren. Die Fragen werden dem Berufsträger in der Regel mündlich gestellt und unmittelbar ohne vorherige Recherche beantwortet. Wenn diese Auskunft fehlerhaft war und es dadurch zu einer vermeidbaren Mehrsteuer kommt, richtet sich die haftpflichtrechtliche Verantwortlichkeit nach der Rechtsnatur der Anfrage: Für aus Gefälligkeit erteilte Ratschläge oder Empfehlungen haftet der Steuerberater nach § 675 Abs. 2 BGB nicht (BGH Urt. vom 18.12.2008 IX ZR 12/05; LG Leipzig Urt. vom 18.02.2014 3 O 2768/12).

Die haftpflichtrechtliche Beurteilung einer fehlerhaften und unmittelbaren mündlichen Antwort auf eine gesprächsweise Anfrage hängt davon ab, ob durch diese Auskunft ein Steuerberatungsvertrag mit einem entsprechenden Rechtsbindungswillen geschlossen worden ist oder ob es sich vielmehr um eine reine Gefälligkeitsauskunft gehandelt hat. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil § 675 Abs. 2 BGB eine Haftung für aus Gefälligkeit erteilte Ratschläge oder Empfehlungen ausschließt.

Die Abgrenzung einer Gefälligkeitsauskunft von einem steuerlichen Auftragsverhältnis ist jedoch nicht einfach und jeweils nur im Einzelfall vorzunehmen. Der BGH hatte dies mit seinem Urteil vom 18.12.2008 (IX ZR 12/05; NJW 2009, 1141 ff., DStR 2009, 818 f.; Juris) erneut verdeutlicht. Er stellte klar, dass die Abgrenzung anhand objektiver Kriterien aufgrund der Erklärungen und des Verhaltens der Parteien zu ermitteln sei. Dabei seien vor allem die wirtschaftliche sowie die rechtliche Bedeutung der Angelegenheit, insbesondere für den Begünstigten, und die Interessenlage der Parteien heranzuziehen. Ob für eine Auskunft eine Vergütung verlangt werde, sei hierbei nicht entscheidend. Zusicherungen des Auskunftgebers und das Versprechen zur Nachprüfung würden hingegen für einen Rechtsbindungswillen sprechen.

Auf Grundlage dieser Vorgaben hatte auch das Landgericht Leipzig mit Urteil vom 18.02.2014 (3 O 2768/12) über die Haftung eines Berufsangehörigen zu entscheiden. Das Mandatsverhältnis zeichnete sich in diesem Fall dadurch aus, dass umfassende steuerrechtliche Beratungen schriftlich fixiert und im Rahmen von persönlichen Beratungsgesprächen erbracht wurden. Kleinere telefonische Anfragen, sogenannte Serviceleistungen, wurden gebührenfrei beantwortet.

Der Mandant hatte einen Mitarbeiter des Steuerberaters telefonisch gefragt, ob es bei einem von ihm geplanten Verkauf seiner Geschäftsanteile zu einem symbolischen Preis von 1 Euro „Probleme“ geben würde. Diese Frage wurde verneint. Durch den anschließenden Verkauf ergaben sich jedoch im Nachhinein steuerliche Nachteile, da Verlustvorträge untergingen.

Entscheidend für das Landgericht war, wie diese Auskunft rechtlich einzuordnen war. Die Anfrage des Mandanten erfolgte telefonisch und wurde sogleich mündlich in einem kurzen Gespräch beantwortet. Es wurde dazu nichts schriftlich festgehalten. Eine Rechnung hierüber wurde nicht gestellt. Aufgrund der Gesamtheit dieser einzelnen Umstände kam das Landgericht zu dem Ergebnis, dass es sich hier um eine Gefälligkeitsauskunft gehandelt habe und nicht um einen Auskunftsvertrag. Eine Haftung konnte daher nicht begründet werden.

Diese Entscheidung, so sehr sie auch zu begrüßen ist, verdeutlicht noch einmal, dass gerade auch bei kurzen telefonischen Auskünften Haftungsgefahren bestehen. Auch die häufig gewählte Formulierung auf Briefbögen, dass für mündliche oder telefonische Auskünfte keine Haftung übernommen werde, dürfte daher nicht automatisch zu einer Haftungsfreizeichnung führen.

Für die Praxis empfiehlt sich vielmehr, auf spontane mündliche Anfragen sehr zurückhaltend mit der Erteilung von Auskünften zu reagieren, vor allem, wenn diese sichtbar wirtschaftlich bedeutend für die Mandanten sind. Falls dies so ist, empfiehlt sich eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs an den Mandanten, auch wenn dies im Praxisalltag nicht immer einfach umzusetzen ist.

(veröffentlicht in www.kammerrundschreiben.de 4/2017)